Teknik och system

För att du ska kunna läsa sammanträdeshandlingar, ta del av protokoll och kommunicera genom e-post får du låna en läsplatta inklusive simkort av kommunen under den tid som du har ditt politiska uppdrag.

Om du är ledamot elller ersättare i fullmäktige, kommunstyrelsen, nämnden för utbildning, kultur och fritid, socialnämnden samt miljö- och bygglovsnämnden använder du även din läsplatta på sammanträdet för att registrera din närvaron, när du vill begära ordet eller då det sker omröstningar.

Utlämnande av läsplatta

När du har fått ditt uppdrag kommer du att bli kontaktad av kansliet.
Ni bestämmer en lämplig tid då du tar emot din läsplatta.

I samband med att du får din läsplatta skriver du under en ansvarsförbindelse där det framgår att läsplattan samt simkortet får diponeras av dig under tiden för ditt uppdrag. Läsplattan är förinställd och anpassad med de Härryda appar och e-postkonto som du behöver för ditt uppdrag.

Återlämnande av läsplatta

När du avsäger dig ditt uppdrag eller slutar i samband med val ska läsplattan du har fått låna omgående lämnas tillbaka. Kontakta kansliet eller din instans sekreterare för att boka tid för att lämna tillbaka läsplattan.

Inför återlämnandet,

• Kontrollera att alla tillbehör finns med vid återlämnadet - fodral, laddare och simkort.
• Nollställ läsplattan alternativt lämna in din låskod så hjälper IT till med återställandet.

Notera att det går inte att köpa loss en läsplatta i samband med att du avgår.

Låskod läsplatta

För att förhindra att obehöriga kommer åt informationen på din Ipad behöver låskoden vara unik, inte personnummer eller 123456.

Läsplattan går sönder eller tappas bort/blir stulen

Kontakta din instans sekreterare om din läsplatta går sönder, i första hand kontrolleras den av IT-funktionen som ser om den går att laga.

Om din läsplatta blir stulen eller tappas bort kontakta kansliet så snabbt så möjligt, så läsplattan kan spärras och ingen obehörig kommer åt informationen.

Support och hjälp

Kommunens servicedesk och kansliet hjälper dig med frågor som rör funktionerna på din läsplatta.
Servicedesk kontaktar du för hjälp med hantering av läsplattan och lösenordsbyte och övriga tekniska frågor medan kansliet hjälper dig med de digitala verktyg som du tilldelats utifrån ditt uppdrag - MeetingsPlus, Quickchannel och Signeringsportalen.

E-postkonto

I samband med ditt uppdrag tilldelas du ett e-postkonto, @politiker.harryda.se, där du får viktig information utfrån ditt uppdrag. Det är viktigt att du bevakar din brevlåda och regelbundet läser inkommande e-post.

Lösenord

Lösenordet för ditt e-postkonto och kommunens adminstrativa nät, HK ADM behöver bytas var 60:e dag. Du kan byta ditt lösenord själv innan det går ut via Hantera lösenord

Observera att har lösenordet redan gått ut hjälper IT-funktionen, Servicedesk dig med ett nytt.

Så konstruerar du ett bra lösenord

• Vara minst 8 tecken långt
• Bestå av en blandning av stora och små bokstäver samt siffror/specialtecken
• Inte innehålla ditt namn och/eller ditt efternamn
• Inte innehålla å, ä, ö
• Inte vara samma som ditt kontonamn
• Inte återanvändas

Webbmail

För att komma åt din e-post via webbmail på dator, Ipad eller mobil går du in på https://outlook.office.com/mail/ Länk till annan webbplats. och loggar in med din politikermail samt lösenord.

Resa utomlands

Om du ska resa utomlands och vill kunna nå exempelvis Härryda webmail/Outlook, Teams, etc - så behöver du verifiera din identitet med hjälp av MFA. Läs mer om MFA på harryda.se, MFA

Regler för surf och mobildata

Du kan surfa i EU/EES-länderna till samma kostnad som hemma i Sverige. Men om du surfar utanför EU/EES kan det bli väldigt kostsamt. Du måste då stänga av mobildata i Ipaden.

Vi rekommenderar att du inte tar med din Ipad när du reser utanför EU/ESS länder, dels för att det finns en risk att obehöriga kan ta del av informationen på din Ipad samt att det kan medföra extra kostnader för dig.
Surf och mobildata Pdf, 148.2 kB.

Support och hjälp

Kontakta IT funktionen, Servicedesk och du behöver hjälp med ditt e-postkonto och MFA.

Kallelser till samtliga politiska sammaträden distribueras via vår mötesapp MeetingsPlus. Meetings Plus är installerad på din läsplatta och visar möteshandlingarnaa direkt på skärmen. Du som användare kan även göra egna digitala anteckningar och noteringar direkt i verktyget.

Lösenord

Lösenordet i Meetings behöver uppdateras regelbundet, minst var tredje månad, bland annat med anledning av att man nu hanterar sekretesshandlingar i verktyget.
Säkert lösenord och hur du byter lösenord i Meetings Pdf, 494.1 kB.

Manualer

Hur du skapar en snabblänk i iPaden Pdf, 108.4 kB.
Manual uppdatera IOS Pdf, 428 kB, öppnas i nytt fönster.
Lägg till organisation och serveradress Pdf, 276.5 kB.

Instruktionsfilm

Filmen som är tillhandahållen av systemleverantören Formpipe, ger en bra introduktion till verktyget MeetingsPlus. Notera att det i filmen nämns en funktion som inte är aktiv i Härryda kommun:

• Prenumerera på instanser - (Härryda kommun har valt att sekreteraren istället skickar e-post när något nytt är upplagt)

Kort introduktion: Nyheter Meetings plus 9.1 Länk till annan webbplats.
Längre utbildning indelad efter funktioner: Valfri utbildning i Meetings plus 9.1 Länk till annan webbplats.

Support och hjälp

Kontakta din instans sekreterare på kansliet om du behöver hjälp med MeetingsPlus.

Vid fullmäktiges samt kommunstyrelsens, socialnämnden, nämnden för utbildning, kultur och fritid och miljö- och bygglovsnämndens sammanträden används ett digitalt system för närvaro och votering från leverantören Quickchannel.

Quickchannel är ett webbaserat system för att hantera och dokumentera sammanträden. Systemet förenklar och effektiviserar bland annat upprop av ledamöter och ersättare samt voteringsförfarandet. Systemet ger också möjlighet att lägga in talarlista, debattregler/talartid och är ett stöd under sammanträdet för ordförande och sekreterare.

Quickchannel finns på din läsplatta men du kan även använda verktyget på din mobil, www.quickchannel.se/harrydaorgan Länk till annan webbplats.

Instruktion Quickchannel Länk till annan webbplats.
Instruktion för två fönster samtidigt - Quickchannel och Meetings Pdf, 252.1 kB.

Support och hjälp

Kontakta din instans sekreterare på kansliet om du har frågor om Quickchannel.

Från och med början av 2024 införs digital justering av protokoll för kommunfullmäktige och nämnderna.

Digital justering av protokoll ersätter den manuella justeringen med papper och penna på en bestämd tid och plats. Du som ska justera går istället in på signeringsportalens webbsida, loggar in med din politikermejl och ditt personliga BankID, Lathund Signeringsportalen Pdf, 394.4 kB, öppnas i nytt fönster.

Support och hjälp

Vid justering av protokoll kan du även få stöd via telefon, Teams eller på plats i kommunhuset via din instans sekreterare.

Som den del i Härryda kommuns arbete inom IT-säkerhet införs nu Microsofts multifaktorautentisering, förkortat MFA, på era läsplattor. Införandet är ett viktigt steg då det ger kommunen ett extra lager av säkerhet kopplat till både IT-säkerhet och informationssäkerhet.

Den 1 februari 2024 informerade IT- chef Anders Lagerkvist om IT-säkerhet och MFA i Råda Rum. Presentation IT- säkerhet och MFA Pdf, 970.2 kB, öppnas i nytt fönster.

Support och hjälp

Kontakta IT funktionen, Servicedesk om du har frågor om MFA.